Een factuur aanmaken

Wat is het?

Een nieuwe factuur start je vanuit het overzicht Facturen met de knop Factuur +. Je kiest voor wie de factuur is en werkt daarna op de factuurpagina de gegevens en regels uit. Tot je de factuur genereert blijft het een concept; je ziet dan de badge Bewerkbaar.

Wat kun je ermee?

• Een factuur starten voor een klant die al bekend is.
• Een factuur starten zonder klant en de klant pas tijdens het maken kiezen of aanmaken.
• Beginnen met een sjabloon, zodat de regels al klaarstaan.
• Een factuur starten vanuit de relatie zelf, zodat de klant al is ingevuld.

Hoe werkt het?

Starten voor een bestaande klant

1. Klik in het overzicht Facturen op Factuur +. Je komt op het scherm Factuur aanmaken.
2. Gebruik de kaart Bestaande klant. Staat er een veld Sjabloon, kies dan een sjabloon om mee te beginnen. Laat je het veld leeg (GEEN SJABLOON), dan begin je met een lege factuur.
3. Kies bij Entiteit de administratie waaronder de factuur valt. Dat bepaalt onder meer de opmaak en het nummerformaat.
4. Zoek bij Klant administratief de klant op. Zie je ook Project, vul dat dan in als dat nodig is. Dat veld staat er alleen als projecten bij jullie zijn ingeschakeld.
5. Klik op Start met geselecteerde klant. Heb je geen klant gekozen, dan meldt ZoLive: U moet eerst een klant selecteren.

Starten voor een nieuwe klant

1. Gebruik op hetzelfde scherm de kaart Nieuwe klant. Kies eventueel Sjabloon, Entiteit en Project en klik op Start met nieuwe klant. De factuur opent zonder klant.
2. Klik op de factuurpagina in de kaart Factuur aan in het veld Zoek of maak klant... en typ de naam van de klant.
3. Staat de klant al in de lijst, kies hem dan. Staat hij er niet bij, klik dan onderaan de lijst op Nieuwe relatie aanmaken?.
4. Het formulier voor een nieuwe relatie opent. Wat je typte staat al in het veld Achternaam. Pas dat aan en vul de rest in. Klik op Opslaan. Je komt automatisch terug op de factuur en de nieuwe relatie is eraan gekoppeld.

Starten vanuit een relatie

1. Open de relatie en ga naar het tabblad Facturen. Klik op Factuur +. Sta je op een ander tabblad, gebruik dan het menu Start en kies Factuur +.
2. Kies in het venster Aanmaken de Entiteit (en eventueel het Project) en klik op Aanmaken. Met het vinkje Open in nieuw venster opent de factuur in een nieuw tabblad.

Je ziet nu de conceptfactuur met de kaarten Factuur aan en Factuurgegevens, een veld Factuurtitel en de regels. Het Boekjaar is het huidige jaar, de Factuurdatum is vandaag en jijzelf bent accountmanager. Er staat al een lege regel klaar. Hoe je regels en BTW invult, werkt bij alle documenten hetzelfde; zie het onderwerp over regels en BTW op documenten.

Let op

• Voor de knop Factuur + heb je het recht om facturen aan te maken nodig. Mis je de knop, vraag het dan aan je beheerder. Het startscherm opent daarnaast alleen met het recht om facturen in te zien; anders krijg je de melding Geen toegang tot de facturen.
• Voor een nieuwe relatie heb je ook het recht om klanten aan te maken nodig. Zonder dat recht krijg je de melding Geen toegang tot aanmaken van relaties.
• De betaaltermijn en het BTW-percentage van de klant worden overgenomen op het moment dat je de factuur aanmaakt. Start je zonder klant en koppel je later een klant, dan blijven de standaardwaarden van jullie omgeving staan. Controleer ze in dat geval zelf voor je de factuur genereert.
• Een relatie die als werkadres is gemarkeerd, kun je niet als klant op de factuur kiezen.
• Staat er naast Factuur + ook een knop Snelstart +, dan is die voor jullie ingericht en maakt hij met één klik een factuur voor een vaste klant en entiteit.