De offertelijst: tabbladen, zoeken en filteren

Wat is het?

De offertelijst toont al je offertes, verdeeld over tabbladen per fase. Met zoeken, filters en sorteren vind je snel de offerte die je zoekt.

Wat kun je ermee?

• Wisselen tussen de tabbladen: Concept (alleen zichtbaar als er concepten zijn), Uitstaand (staat standaard open), Afgewezen, Akkoord, In behandeling, Doorlopend (alleen zichtbaar als er doorlopende offertes zijn), Voltooid en Archief. Het cijfer achter een tabblad is het aantal offertes. Soms staat er ook een tabblad Aangepast: dat is er alleen als het voor jouw omgeving is ingeschakeld. ZoLive onthoudt het tabblad dat je het laatst koos.
• Zoeken op bedrijfsnaam, achternaam, voorletters, plaats, postcode, klantreferentie, offertenummer, offertetitel, projectnummer en projecttitel.
• Filteren op boekjaar, offertedatum, ondertekend, entiteit, accountmanager en medewerker.
• Sorteren en bepalen hoeveel offertes je per pagina ziet.
• Offertes selecteren om ze in één keer te archiveren of te verwijderen. Zie het item over archiveren en verwijderen.

Hoe werkt het?

1. Kies bovenaan de lijst een tabblad.
2. Typ in het veld Zoeken boven de lijst een zoekterm. Typ je meerdere woorden, dan moeten ze allemaal voorkomen. Zet je ' || ' tussen de woorden, dan is één van de woorden genoeg.
3. Gebruik de zijbalk rechts. Op het tabblad Zoeken kies je het Boekjaar (standaard het huidige jaar; kies een ander jaar of een reeks jaren, of Alle boekjaren) en de Offertedatum (een periode; bevestig met Zoeken). Op het tabblad Filter staan Ondertekend, Entiteit (alleen als je meer dan één entiteit hebt), Account (de accountmanager), Aangemaakt en Bewerkt (de medewerker die de offerte maakte of het laatst bewerkte). Op het tabblad Instellingen kies je de Sortering (bijvoorbeeld op Datum of Bedrag), de Richting (Aflopend of Oplopend) en het Aantal per pagina (5 tot en met 1000, standaard 25).
4. Boven de lijst staat onder 'Je filtert op' welke filters actief zijn. Met het kruisje haal je één filter weg. Wis alles haalt ze allemaal weg en staat er zodra er meer dan één filter actief is.
5. Klik op een offerte om hem te openen. Ga je met de muis over een rij, dan verschijnen een knop om de offerte in een nieuw tabblad te openen en een knop PDF.

Bij elke offerte zie je onder meer het offertenummer en de datum, de klant, de offertetitel, de plaats, het project, het totaalbedrag met btw-percentage en de initialen van de accountmanager. Daarnaast staan er soms kleine aanduidingen: een open slotje voor een offerte die nog bewerkbaar is, een mailstatus (afgeleverd, geopend, aangeklikt; alleen met CRM), de voortgang van de deelbetalingen (bijvoorbeeld 1/3), het aantal notities en een handtekening-icoon.

Let op

• De blokken Totalen en Toon details in de zijbalk zie je alleen als je het recht hebt om totalen in te zien.
• Je ziet de lijst alleen met het recht om offertes in te zien. Heb je het recht 'Alleen eigen offertes', dan zie je alleen de offertes waarvan jij accountmanager bent.
• Een gearchiveerde offerte staat alleen in het tabblad Archief. Een verwijderde offerte staat in geen enkel tabblad; die vind je via het uitklapmenu rechtsboven in de lijst, onder Verwijderde offertes.
• Zoek je een offerte die je niet vindt, kijk dan of er nog een filter actief is of dat het boekjaar op het huidige jaar staat. Kies dan Alle boekjaren.