Deelnemers uitnodigen en een herinnering instellen voor een afspraak

Wat is het?

Bij een afspraak kun je deelnemers toevoegen en hen een uitnodiging per e-mail sturen. Daarnaast kun je een herinnering laten sturen vlak voor de afspraak.

Wat kun je ermee?

• Collega's en externe personen als deelnemer opnemen.
• Een collega die je op e-mailadres als deelnemer toevoegt, ziet de afspraak ook in zijn eigen agenda en op zijn dashboard.
• Een uitnodiging versturen die de ontvanger in zijn eigen agenda-programma kan openen.
• Een herinnering per e-mail instellen op een datum en tijd naar keuze.

Hoe werkt het?

Deelnemers en uitnodiging

1. Open de afspraak en ga naar het tabblad Algemeen.
2. Typ in E-mail addressen deelnemers het eerste deel van de naam of het e-mailadres van een collega. ZoLive toont tijdens het typen de collega's met een e-mailadres; klik er één aan. Een extern e-mailadres typ je zelf in. Zet tussen meerdere adressen een puntkomma (;).
3. Wil je de uitnodiging meteen versturen, vink dan onderaan het scherm Verstuur per e-mail aan.
4. Klik op Opslaan & sluiten. ZoLive slaat de afspraak op, verstuurt de uitnodiging en toont een melding met de adressen waarnaar hij is gegaan.

Herinnering

1. Ga naar het tabblad Extra.
2. Vink Herinneringsmail versturen aan.
3. Kies bij Herrinnering op de datum en vul daarnaast de tijd in. (Zo staat het label in het scherm.)
4. Klik op Opslaan & sluiten.

Let op

• De uitnodiging gaat naar de organisator en naar alle ingevulde deelnemers. De klant die aan de afspraak is gekoppeld ontvangt niets, tenzij zijn e-mailadres bij de deelnemers staat.
• In de uitnodiging staan ook gegevens van de gekoppelde klant (naam, adres, telefoonnummers en e-mailadres), het adres van het pand en de gegevens van de eigenaar of eigenaren. Houd daar rekening mee als je externe deelnemers uitnodigt.
• ZoLive verstuurt een uitnodiging alleen op het moment dat je Verstuur per e-mail aanvinkt. Pas je de afspraak later aan, dan gaat er niet vanzelf een nieuwe uitnodiging uit. Vink het vakje dan opnieuw aan.
• De herinnering is een eenvoudige e-mail met het onderwerp Herinnering afspraak, de titel van de afspraak en de begin- en eindtijd. Hij gaat naar de organisator en de deelnemers. Na het versturen verwijdert ZoLive de herinnering uit de afspraak.
• Herinneringen werken alleen als jullie kantoor die functie heeft ingeschakeld; vraag het aan je beheerder als ze niet aankomen.