Deelbetalingen op een offerte

Wat is het?

Met deelbetalingen splits je het bedrag van een offerte in termijnen, bijvoorbeeld een aanbetaling, een tussentijdse betaling en een eindbetaling. Per termijn maakt ZoLive een factuur aan op het moment dat jij hebt ingesteld.

Wat kun je ermee?

Per termijn bepaal je de soort factuur (Standaard, Aanbetaling, Tussentijdse betaling of Eindbetaling), wanneer de factuur wordt aangemaakt, het percentage of bedrag, het btw-percentage, de titel van de factuur en de tekst van de factuurregel. In de zijbalk van de offerte zie je hoeveel er is betaald, gefactureerd en nog gepland.

Hoe werkt het?

1. Sla de offerte op. Daarvoor staat in de zijbalk onder Deelbetalingen alleen "Nog niet beschikbaar".
2. Klik in de zijbalk op Deelbetalingen beheren.
3. Kies bij Snel verdelen een vaste deelbetaling, of klik op Termijn toevoegen. Een nieuwe termijn krijgt het bedrag dat nog niet verdeeld is.
4. Elke termijn staat ingeklapt op één regel: de soort factuur, wanneer de factuur komt, de titel, de regeltekst en het bedrag. Klik op een termijn om hem open te klappen. Er staat steeds één termijn open.
5. Vul in een open termijn in: Soort factuur, Factuur aanmaken (na akkoord op de offerte, na status In behandeling, na status Voltooid of op een vaste datum), het aantal dagen later of de datum, het Bedrag als percentage of in euro exclusief btw, en de BTW. Percentage en bedrag vullen elkaar aan. Bij "BTW automatisch bepaald" verdeelt ZoLive het bedrag over de btw-percentages van de offerte.
6. De Factuurtitel wordt de titel van de factuur van die termijn. Het veld begint met de standaardtitel: de titel van de offerte, met "Offerte" vervangen door "Factuur". Maak je hem leeg, dan staat de standaardtitel er weer in. De Regeltekst op de factuur wordt de tekst van de regel op die factuur. Die is verplicht en begint met een standaardtekst voor de soort factuur, zoals "Aanbetaling op offerte %Invoice_Number". Wissel je de soort, dan wisselt die tekst mee zolang je hem niet zelf hebt aangepast. Met Gegeven van de offerte voeg je de titel van de offerte, het offertenummer of de bedrijfsnaam van de relatie in. Onder Op de factuur zie je hoe de titel en de regel eruitzien.
7. Onderin staat Volledig verdeeld of hoeveel er nog te verdelen is. Met Restant bij termijn … optellen zet je het verschil in de laatste termijn.
8. Klik op Betaling inplannen. Die knop is pas actief als het totaal klopt en elke termijn een regeltekst heeft.

Let op

• Is het moment van een termijn bereikt, dan maakt ZoLive zelf de factuur aan. Die is gekoppeld aan de offerte en staat klaar bij de te versturen facturen.
• Naast de eerstvolgende termijn zonder factuur staat in de zijbalk een knop Genereer. Daarmee maak je de factuur meteen aan, ook als het moment nog niet is bereikt.
• Elke termijn toont zijn status in dezelfde kleuren als de zijbalk: Gepland, of de status van de factuur zodra die is aangemaakt (zoals Te versturen, Verzonden of Betaald). Bovenin staat dezelfde balk als in de zijbalk, met wat betaald, gefactureerd en gepland is. Is van een termijn de factuur aangemaakt, dan kun je de termijn niet meer wijzigen. Klik je op zo'n termijn, dan opent de factuur in een nieuw tabblad, net als vanuit de zijbalk; openklappen kan dan niet meer. Zolang er zo'n factuur is, is Snel verdelen niet beschikbaar en is de knop Aanpassen van de offerte weg. Verwijder je de factuur, dan blijft de termijn in de zijbalk staan met de status Verwijderd.
• Een termijn zonder regeltekst krijgt het label Regeltekst ontbreekt en een rode rand om het veld. Opslaan kan dan niet, ook niet met het vinkje Totaal hoeft niet gelijk te zijn aan de offerte.
• Wil je bewust niet het hele bedrag inplannen, vink dan Totaal hoeft niet gelijk te zijn aan de offerte aan. Dan kun je toch opslaan.
• Is het offertebedrag hoger dan het totaal van de termijnen, bijvoorbeeld omdat je de offerte hebt aangepast, dan toont ZoLive bij het openen de melding "Deelbetalingen moeten opnieuw verdeeld worden" met de knoppen Later doen en Nu bekijken.
• Vaste deelbetalingen kan een beheerder klaarzetten bij Instellingen, CRM, Deelbetalingen. Wie die pagina mag openen, ziet naast Snel verdelen de link Beheren. Een deelbetaling kiezen vervangt de termijnen die je al had ingevuld.
• Het totaalbedrag van de offerte moet positief zijn. Anders kun je geen termijnen instellen.
• Zie je Deelbetalingen niet in de zijbalk, dan staat CRM niet aan voor je omgeving.