Een offerte opslaan en aanpassen, met nummer en geldigheid

Wat is het?

Met Offerte opslaan maak je de offerte definitief. ZoLive geeft hem een nummer, legt het adres van de klant en de vervaldatum vast en bewaart een pdf. De offerte is daarna vergrendeld: je ziet een slotje in plaats van de badge Bewerkbaar. Met Aanpassen zet je hem weer open.

Wat kun je ermee?

• Een offerte vastleggen voordat je hem verstuurt.
• Instellen hoelang de offerte geldig is.
• Een opgeslagen offerte toch nog wijzigen, met behoud van het nummer.

Hoe werkt het?

Opslaan

1. Kijk bij Offertenummer. Bij automatische nummering staat daar Verwacht nummer gevolgd door het nummer, en als er al offertes zijn ook (Laatste en het laatst gebruikte nummer). Staat er Nog geen boekjaar bekend, kies dan eerst een Boekjaar. Is er geen automatische nummering, dan typ je het nummer zelf in dit veld.
2. Controleer de geldigheid in de zijbalk, tabblad Instellingen, bij Geldigheid (in dagen).
3. Klik onderaan op Offerte opslaan. Is een verplicht veld uit Extra gegevens leeg, dan krijg je eerst de melding De onderstaande velden zijn verplicht met de velden die ontbreken. Vul die aan en sla opnieuw op. Werken jullie met een omzetgroep per regel en ontbreekt die ergens, dan vraagt ZoLive met de melding Enkele groepsvelden zijn leeg of je wilt corrigeren of toch doorgaat.
4. Na het opslaan staat het nummer bij Offertenummer, zijn de velden vergrendeld en staat de Vervaldatum in de zijbalk onder Instellingen. Met CRM is nu ook het tabblad Email beschikbaar.

Aanpassen

1. Open de opgeslagen offerte en klik onderaan op Aanpassen.
2. Wijzig wat nodig is. Het offertenummer blijft hetzelfde.
3. Klik weer op Offerte opslaan. De pdf wordt opnieuw gemaakt en de vervaldatum opnieuw berekend.

Nummer, geldigheid en vervaldatum

• Het nummer volgt het formaat dat bij de Entiteit is ingesteld. De teller loopt per boekjaar en telt alle offertes van dat boekjaar mee, ook die van andere entiteiten. Verwijderde offertes tellen niet mee.
• Geldigheid is het aantal dagen dat de offerte geldig is. De Vervaldatum is de offertedatum plus dat aantal dagen, en wordt bij het opslaan berekend. In de offertelijst zie je het terug onder Geldigheid en Vervalt op.
• De standaard voor de geldigheid komt van de relatie (veld Offerte vervaltermijn (dagen)). Is daar niets ingevuld, dan geldt de standaard voor offertes van jullie administratie, daarna de betalingstermijn van de relatie en tot slot de algemene standaard. Dat wordt bepaald op het moment dat je de offerte start.

Let op

• Voor Aanpassen heb je het recht om offertes aan te passen nodig. Heb je dat niet, dan zie je de knop niet.
• Is er voor de offerte al een deelbetaling als factuur aangemaakt, dan verdwijnen de knoppen Offerte opslaan en Aanpassen en kun je de offerte niet meer openzetten.
• Het adres van de klant wordt vastgelegd op het moment van opslaan. Wijzig je later het adres van de relatie, dan moet je de offerte aanpassen en opnieuw opslaan om dat op de offerte over te nemen.
• Een opgeslagen offerte met nummer krijgt automatisch de fase Uitstaand. Je kunt die fase daarna in de zijbalk zelf wijzigen.