De factuurlijst: tabbladen, zoeken, filteren en sorteren

Wat is het?

Het overzicht Facturen toont al je facturen, verdeeld over tabbladen. Met zoeken, filters en sorteren vind je snel de factuur die je zoekt.

Wat kun je ermee?

• Wisselen tussen de tabbladen: Openstaand (staat standaard open), Vervallen, Betaald, Alle facturen, Te versturen (alleen zichtbaar als er zulke facturen zijn) en Verwijderd (alleen zichtbaar nadat je het hebt geopend). Het cijfer achter een tabblad is het aantal facturen. Heb je een boekhoudkoppeling met Twinfield, dan kan er ook een tabblad Te synchroniseren staan.
• Zoeken op klantnaam, bedrijfsnaam, voorletters, plaats, postcode, klantreferentie, factuurnummer, factuurtitel, projectnummer en de titel en het nummer van het gekoppelde project.
• Filteren op boekjaar, klant, factuurdatum, betaaldatum, vervaldatum, entiteit, accountmanager en medewerker.
• Sorteren en bepalen hoeveel facturen je per pagina ziet.
• Facturen selecteren voor een bulkactie, zoals op betaald zetten of herinneringen versturen.
• Via het uitklapmenu rechtsboven de lijst downloaden als CSV.

Hoe werkt het?

1. Kies bovenaan de lijst een tabblad. Openstaand zijn de gegenereerde facturen die nog niet zijn betaald. Vervallen zijn daarvan de facturen waarvan de vervaldatum voorbij is. Betaald zijn de betaalde facturen. Alle facturen zijn de betaalde en onbetaalde facturen met een nummer. Te versturen zijn de concepten en de klaargezette facturen, dus alles zonder factuurnummer.
2. Typ in het veld Zoeken boven de lijst een zoekterm. Typ je meerdere woorden, dan moeten ze allemaal voorkomen. Zet je ' || ' tussen de woorden, dan is één van de woorden genoeg.
3. Gebruik de zijbalk rechts. Op het tabblad Zoeken kies je het Boekjaar (standaard het huidige jaar; kies een andere periode of Alle jaren), de Klant, de Factuurdatum, de Betaaldatum en de Vervaldatum, en bevestig met Zoeken. Bij Marge vervaldatum staat standaard 5 dagen: bij het filteren op vervaldatum telt ZoLive die dagen bij de vervaldatum op.
4. Op het tabblad Filter staan de snelle keuzes Vorige, Huidige maand en Volgende voor de factuurdatum, Enkel incasso (klanten en facturen; met een Mollie-koppeling ook gestorneerd), Entiteit (alleen als je meer dan één entiteit hebt), Account (de accountmanager), Aangemaakt door, Laatst bewerkt door, Bron (alleen met abonnementen: handmatig aangemaakt of gegenereerd door een abonnement) en Btw-codes.
5. Op het tabblad Instellingen kies je de Sorteervolgorde (Aflopend of Oplopend), Sorteer op (Datum, Betaaldatum, Bedrag, Factuurnummer, Volgnummer, Klant of Titel) en het Aantal per pagina (5 tot en met 1000, standaard 25).
6. Boven de lijst staat onder 'Je filtert op' welke filters actief zijn. Met het kruisje haal je een filter weg. Wis alles haalt ze allemaal weg en staat er zodra er meer dan één filter actief is.
7. Klik op een factuur om hem te openen. Ga je met de muis over een rij, dan verschijnen een knop om de factuur in een nieuw tabblad te openen en een knop PDF.

ZoLive onthoudt per gebruiker het laatst gekozen tabblad, de filters, de sortering en het aantal per pagina. Per factuur zie je het factuurnummer en de datum, de klant, de factuurtitel, de plaats, de status en het totaalbedrag met het btw-percentage. Wat de status en de overige gegevens betekenen staat in het onderwerp over de status in de factuurlijst.

Menu rechtsboven

Het uitklapmenu rechtsboven de lijst bevat Download (CSV), Download regels (CSV) en Exporteer naar Snelstart (met het recht om facturen te exporteren), Verwijderde facturen, Regelanalyse en Openstaand per klant (met het bijbehorende rapportagerecht) en, met een Mollie-koppeling, Synchroniseer Mollie betalingen.

Let op

• De regels Totaal excl., Totaal en Totaal BTW in de zijbalk zie je alleen met het recht om totalen in te zien. Ze tellen de facturen op die pagina op, niet alle facturen die bij je filters horen. Met Toon details zie je de bedragen die zijn gefactureerd en nog openstaan (excl. en incl. BTW) voor je boekjaar en periode.
• Mis je een factuur uit een eerder jaar, kies dan Alle jaren bij Boekjaar. Concepten zonder boekjaar zie je altijd.
• De tellertjes achter de tabbladen houden rekening met je zoekterm en filters. Een tabblad lijkt dus leeg als er een filter actief is.
• Je ziet de lijst alleen met het recht om opgeslagen facturen in te zien. Voor het tabblad Te versturen is het recht om facturen aan te maken genoeg. Voor Betaald en Alle facturen heb je het recht om betaalde facturen in te zien nodig.
• Is voor jouw gebruiker ingesteld dat bedragen in lijsten verborgen zijn, dan ontbreken het blok Financieel en het totaalbedrag in de lijst.
• Een verwijderde factuur staat in geen enkel ander tabblad. Het tabblad Verwijderd blijft gekozen tot je een ander tabblad kiest.