Offertegegevens en offerteregels invullen

Wat is het?

Een conceptofferte bestaat uit de kaart Gegevens offerte, eventueel een kaart Extra gegevens en de kaart Offerteregels met de totalen eronder. Wat je invult wordt bewaard zodra je het veld verlaat. Een knop om tussendoor op te slaan is er niet.

Wat kun je ermee?

• De offertegegevens controleren en aanpassen: entiteit, boekjaar, offertedatum en (met CRM) het projectnummer.
• Regels met aantal, stukprijs en eenheid toevoegen, verplaatsen en verwijderen.
• Titelregels gebruiken om de offerte in blokken te verdelen, en per regel een toelichting toevoegen.
• Per regel een eigen BTW-percentage kiezen.

Hoe werkt het?

1. Kijk in de kaart Gegevens offerte naar Entiteit, Boekjaar en Offertedatum. Het Offertenummer hoef je meestal niet in te vullen (zie het item over opslaan). Met CRM staat er ook een veld Projectnummer.
2. Is er een kaart Extra gegevens, vul die dan in. Velden die verplicht zijn moeten gevuld zijn voordat je de offerte kunt opslaan.
3. Geef de offerte in de kaart Offerteregels een Offertetitel. Die titel is later ook het standaardonderwerp als je de offerte mailt.
4. Typ bij Regel de omschrijving en vul Aantal, Stukprijs en Eenheid in. De Prijs rekent ZoLive zelf uit (aantal keer stukprijs). De stukprijs vul je in zonder BTW.
5. Voeg regels toe met het plusje (Regel toevoegen). Het plusje helemaal bovenaan zet de regel vooraan, het plusje bij een regel zet hem eronder. Met Titel toevoegen maak je een koptekst zonder prijs (veld Titel).
6. Verander de volgorde door een regel aan de handgreep te slepen. Met het prullenbakje (Regel verwijderen) haal je een regel weg.
7. Wil je een uitleg onder een regel? Klik op het pijltje (Toelichting invoegen) en typ in Omschrijving toevoegen. Met het vinkje Starten op nieuwe pagina begint die regel op een nieuwe pagina van de offerte.
8. Controleer onder de regels de totalen: Totaal, Totaal excl. en BTW totaal, met daaronder de BTW per percentage.

BTW

• Een regel gebruikt het basispercentage van de offerte, tenzij je bij die regel een ander BTW-percentage kiest. Het basispercentage en de BTW-omschrijving (Standaard, Internationaal verlegd 0%, Fiscale eenheid 0%, BTW-specificatie, Binnenlandse verleggingsregeling) staan in de zijbalk op het tabblad Instellingen. De BTW-omschrijving verandert de berekening niet; het percentage per regel stel je zelf in.
• Werken jullie met BTW-codes, dan kies je in plaats daarvan een Basis omzetgroep en Basis BTW-code in dezelfde zijbalk, en per regel een omzetgroep en BTW-code.
• Heb je een bedrag inclusief BTW? Zet dat in de stukprijs en klik bij de regel op het euroknopje Maak excl BTW. ZoLive rekent de stukprijs dan terug naar het bedrag zonder BTW. De knop wordt daarna grijs en is weer te gebruiken als je prijs of BTW van die regel wijzigt.
• Klopt het BTW-totaal door afronding een cent niet? Dan kun je, als je daarvoor het recht hebt, onder Correctie BTW (maximaal 1 cent) met de links Cent (min of plus) het bedrag een cent omlaag of omhoog zetten.

Let op

• Zodra je de offerte opslaat zijn alle velden en regels vergrendeld. Wijzigen kan daarna alleen via Aanpassen.
• De Entiteit kun je alleen wijzigen met het recht om de entiteit aan te passen. Een andere entiteit heeft invloed op de opmaak en het nummerformaat.