Een dossier in bemiddeling zetten en de voortgangschecklist bijhouden

Wat is het?

Een dossier kun je markeren als in bemiddeling. Met een voortgangschecklist werk je de stappen van de bemiddeling af en laat ZoLive zien hoe ver je bent, in procenten.

Wat kun je ermee?

• Dossiers die lopen apart houden: ze staan ook op het dashboard bij Lopende bemiddelingen.
• Per stap een taak met een medewerker, notitie en voortgang vastleggen.
• De totale voortgang volgen, in de kop van het dossier en op het tabblad Overzicht.

Hoe werkt het?

Een dossier in bemiddeling zetten

1. Open het dossier en kies in de acties van het dossier Plaats dossier in bemiddeling. Bevestig met Ga verder.
2. Of gebruik het tabblad Pand & instellingen: vink Markeer in bemiddeling aan en sla op.
3. Kies op het tabblad Pand & instellingen bij Voortgangschecklist de checklist die bij dit dossier hoort en sla op. Kies je een checklist, dan wordt het dossier ook automatisch gemarkeerd als in bemiddeling.

De stappen afwerken

1. Ga naar het tabblad Overzicht van het dossier. In de kaart Voortgang bemiddeling staat Totale voortgang en daaronder de stappen van de checklist.
2. Klik op de naam van de stap die aan de beurt is. Het taakscherm opent met de naam van de stap als omschrijving, en met de uitleg bij de stap als die er is.
3. Wijs de stap toe aan een medewerker (verplicht) en vul zo nodig deadline, notitie of herinnering in.
4. Zet de voortgang van de stap op een percentage, of vink Taak 100% voltooid aan, en klik op Opslaan & sluiten. Heeft een stap al een taak, dan staat erachter In behandeling x%, met daaronder de medewerker. Een afgeronde stap is gemarkeerd als Klaar.
5. De volgende stap kun je pas openen als de vorige klaar is. Stappen die nog niet aan de beurt zijn, staan grijs met een slotje in de lijst.
6. Sommige onderdelen bestaan uit meerdere stappen. Heeft een onderdeel een vakje n.v.t., dan sla je het hele onderdeel met alle stappen eronder over door dat aan te vinken.

Let op

• Elke stap telt even zwaar mee voor de totale voortgang. Een stap die voor de helft af is, telt voor de helft mee.
• Staat de voortgang op 100%, dan verdwijnt het dossier uit Lopende bemiddelingen op het dashboard. Een dossier dat wel in bemiddeling staat maar geen checklist heeft, blijft in dat blok staan omdat de voortgang niet 100% is.
• Zolang er een checklist gekozen is, kun je Markeer in bemiddeling niet uitzetten. Zet eerst Voortgangschecklist op - geen gekozen -.
• Taken van de checklist staan niet in de gewone lijst Taken op het dossier.
• Zie je het veld Voortgangschecklist of de kaart Voortgang bemiddeling niet, dan is de checklist voor jullie kantoor niet ingeschakeld.